Le mail : la nouvelle source de stress 3.0

Au cours de mes coachings avec les collaborateurs, managers et dirigeants d’entreprises, je me suis aperçue d’une donnée commune qui venait toujours alimenter la conversation : le mail !
Voici ce que j’entends :

  • Je croule sous les mails !
  • Je pars en rdv 1h, je reviens j’ai 50 mails !
  • Je n’ouvre même plus mes mails !
  • J’ai 1 mois de retard dans le traitement de mes mails !
  • J’ai la boule au ventre à l’idée d’ouvrir mes mails !
  • Les gens m’envoient un mail et m’appellent 5 minutes après !
  • Je ne réponds plus aux mails, j’attends que les gens m’appellent.

Ce qui me surprend le plus, c’est l’attitude avec laquelle ces collaborateurs m’expliquent cela ! Ils me parlent de leurs mails comme un poison dangereux, comme un animal non apprivoisé sur lequel ils n’ont aucun contrôle et qui surgit du côté obscur de la toile !
Mais pourquoi envoie-t-on un mail ?

  • Parce que ça va plus vite ?
  • Pour se décharger d’une information ?
  • Pour ne pas oublier ?
  • Pour laisser une trace ?
  • Pour éviter de parler à quelqu’un ?
  • Pour ne pas affronter une situation relationnelle difficile ?

Sont d’autant de bonnes raisons pour lesquelles nous utilisons ce canal de communication.

Et si vous preniez du temps pour analyser vos mails ? quels en sont les objets ? de qui proviennent-ils ? vous sont-ils vraiment destinés ?
Quelques bonnes pratiques :

Note à moi-même :

  • M’obliger à ne consulter mes mails QUE quelques fois/jour
  • Et pourquoi ne pas désactiver les notifications sur le téléphone portable pour que les mails n’envahissent pas les temps personnels ?
  • Et pourquoi ne pas désactiver les notifications bureau pour rester acteur du moment où je décide d’aller les consulter.
  • Ou en suis-je dans ma capacité à déléguer ? à faire confiance ? à ne pas vouloir tout lire, tout contrôler ou tout maîtriser ?
  • Suis-je à l’aise pour dire « non » ? pour poser des limites ?

Analyser et Fixer des règles du jeu en interne :

  • Pourquoi suis-je en copie ? Pourquoi cette information m’est-elle transférée ?
    Communiquer à l’expéditeur le bon destinataire
  • Un objet clair et harmonisé permet de rapidement identifier le degré d’importance du courriel
    Par exemple : « pour information » « A traiter » « A traiter rapidement » etc…

Et pour l’externe ?
Le mail est pernicieux car si d’une part, j’ai le sentiment que mon information est instantanée, je ne sais finalement pas si mon destinataire l’a lu ou même traitée ! alors j’appelle ! je fais donc double emploi et double temps passé sur une méthode censée aller plus vite.

  • Accuser réception, permet de « rassurer » l’expéditeur dans la prise en charge de son message, et de fait suscitant naturellement une envie moindre chez lui de rappeler.
  • Communiquer à mes interlocuteurs (clients, partenaires, …) qui sont leurs interlocuteurs en fonction de leurs demandes et renvoyer les mails vers les bons interlocuteurs.
  • Prendre en charge la demande de mon interlocuteur : parfois communiquer mon délai de réponse à venir ou communiquer mon incapacité à lui répondre.
  • Ne pas répondre… Dans certains cas, on gagne plus de temps en traitant un sujet par un coup de fil qu’en échangeant de nombreux mails.

Cela nécessite aussi d’accepter d’investir du temps à court terme pour fixer et réussir à faire appliquer l’ensemble de ces astuces pour gagner du temps à plus long terme.

Et si finalement j’avais une part de responsabilité dans ce qui m’arrive ?

Et si je décidais d’être acteur de mon bien-être ?

Auteur : Julie Vettori